Version modifiée adoptée lors du Conseil d’administration du 19/03/2025

 

 

Objet

Le présent règlement a pour objet de préciser les modalités d’organisation interne de l’association « CHOISY TA COOP ASSOCIATION » (ci-après dénommée l’« association »). Il vient compléter ou préciser le contenu des statuts du 5 avril 2022.
Il est arrêté par le bureau et validé par le conseil d’administration conformément à l’article 6 des statuts de l’association.
Il est communiqué à l’ensemble des membres.
Il est également notamment consultable sur le site internet de l’association et un exemplaire physique est à disposition dans les locaux de Choisy-ta-Coop.

Partie 1 – Les Membres

Article 1 – Adhésion

Chaque personne qui souhaite adhérer à l’association doit préalablement s’inscrire à une présentation sur les valeurs et le fonctionnement de l’association. Elle peut ensuite, si elle le souhaite, remplir un formulaire d’adhésion, signer son engagement avec la charte et acquitter sa cotisation. Elle devient alors membre et se verra remettre sa carte de membre.
Les différentes modalités d’adhésion sont précisées dans le présent article.

1.1 Personnes physiques

Les personnes physiques qui adhèrent à l’association ont par défaut le statut de membre actif, tel que définit dans les statuts de l’association (personne physique s’engageant à participer aux activités de l’association).

Adhésion d’une personne majeure
Toute personne physique peut adhérer à l’association, sans restriction.
Il est possible d’adhérer à l’association de façon individuelle (adhésion individuelle) ou de
faire bénéficier les membres de son foyer de l’adhésion à l’association (adhésion foyer).

1.1.a) Adhésion individuelle

Dans le cadre d’une adhésion individuelle, le membre ne peut ni permettre à une autre personne de faire ses courses à l’épicerie pour son compte, ni confier à une autre personne la réalisation de ses heures de service.
L’adhérent qui fait le choix d’une adhésion individuelle s’acquitte de la cotisation
annuelle.
L’adhésion individuelle donne droit à une voix à l’assemblée générale.

1.1.b) Adhésion foyer

Une personne qui souhaite pouvoir confier la réalisation de ses courses à l’épicerie ou de ses heures de service mensuel à un membre de sa famille peut adhérer à l’association au titre de l’adhésion foyer.
L’adhésion foyer comprend un membre principal (personne physique majeure) et des membres secondaires qu’il désigne. Ne peuvent être membres secondaires que les personnes composant le foyer du membre principal (conjoint·e, enfants à partir de 16 ans, parents) et résidant à la même adresse que celui-ci.
Dans le cadre de l’adhésion famille, les heures mensuelles de service peuvent être effectuées par tout membre du foyer (membre principal ou secondaire).
Le membre principal est tenu de déclarer les membres secondaires lors de l’adhésion et de s’acquitter de la cotisation annuelle.
L’adhésion famille donne droit à une voix à l’assemblée générale pour l’ensemble du foyer désigné.

1.1.c) Salarié·es

Les salarié·es de l’association sont considéré·es comme membres et n’ont pas à s’acquitter de la cotisation annuelle ; ils ou elles peuvent, à ce titre, effectuer leurs achats à la boutique. Ils ou elles ne peuvent ni prendre de mission bénévole au sein de l’association, ni effectuer des heures de service non rémunérées. Ils ou elles n’ont pas de droit de vote à l’assemblée générale.

Adhésion individuelle et participation d’un mineur
Conformément à la loi du 27 janvier 2017, les mineur·es peuvent adhérer à l’association sans autorisation parentale, à partir de 16 ans. Avant l’âge de 16 ans, l’adhésion est soumise à une autorisation parentale.
Tout·e mineur·e adhérant dispose d’une voix à l’assemblée générale et peut intégrer les organes de direction et les commissions.
Pour des raisons de santé et de sécurité, certaines missions devront être adaptées (déplacement de marchandises lourdes, tenue de caisse, vente de boissons alcoolisées…).
Les mineur·es de moins de 16 ans ne peuvent pas effectuer de service au sein de l’épicerie.

1.2 Personnes morales

Les personnes morales qui apportent un soutien substantiel à l’association peuvent devenir membres bienfaiteurs, quels que soient leur statut et leur forme juridique (collectivités, coopératives, mutuelles, établissements financiers, associations…).
L’adhésion d’une personne morale à l’association en tant que membre bienfaiteur est soumise à l’approbation du conseil d’administration.
Chaque personne morale désigne un·e représentant·e suivant les modalités internes qui lui sont propres. Les représentant·es des personnes morales ne sont pas des membres actifs mais peuvent devenir membres d’honneur par vote du conseil d’administration. Un membre d’honneur, tel que défini dans les statuts de l’association, est un ancien membre actif qui a rendu des services exceptionnels à l’association et/ou garant de la vision et des valeurs qu’elle porte.
Chaque personne morale dispose d’une voix à l’assemblée générale.
Les personnes morales ne peuvent être membre du conseil d’administration, mais peuvent y être invitées (sans droit de vote), sur décision du conseil. Elles ne peuvent être membre d’une commission.
Les personnes morales peuvent effectuer leurs achats à la boutique.

Article 2 – Cotisation

La cotisation est valable pour l’année civile en cours, quelle que soit la date d’adhésion à l’association.
Une cotisation versée n’est pas remboursable, même en cas de suspension ou de perte de la qualité de membre.

Article 3 – Droits et devoirs du membre

3.1 Droits des membres

Les membres en règle avec leur cotisation disposent d’un droit de vote aux assemblées générales, selon les modalités prévues à l’article 1. Ils peuvent participer à la vie de l’association dans le cadre des commissions définies à la rubrique 5.3.

3.2 Devoirs du membre

Respect des documents constitutifs

L’adhésion à l’association emporte acceptation de l’ensemble de ses documents constitutifs, à savoir les statuts, le présent règlement intérieur et la charte des valeurs de l’association.
Le membre s’engage ainsi à agir à tout moment conformément aux principes et valeurs de l’association, sous peine de suspension ou de radiation de l’association conformément à l’article 4 du présent règlement.

Heures de service

Afin que l’association et le lieu de vente puissent vivre et se développer, la participation de chacun est indispensable. Ainsi, l’accès aux achats à la boutique est subordonné à l’accomplissement d’heures de service au profit de l’association.

3.1.a) Accomplissement des heures de service

Actuellement, trois heures de service sont à effectuer chaque mois par membre (pour les adhésions individuelles) ou par le foyer (pour les adhésions foyer). Ces heures peuvent être effectuées soit en accomplissant un créneau de service sur le lieu de vente, soit en participant d’une autre manière à la vie de l’association, selon les types de créneaux de service décidés par les organes de direction ou la commission des membres.
Préalablement à la réalisation de leur premier créneau de service, les membres doivent avoir suivi une formation sur la bonne tenue de la boutique et la sécurité des personnes et des locaux.
Les membres qui ne réalisent pas leurs heures de service s’exposent à une suspension de leur accès à la boutique, comme précisé à l’article 4 du présent règlement.

3.1.b) Exemptions

Sous certaines conditions (notamment en raison de leur âge ou de leur état de santé),
les membres peuvent être exemptés des heures de service.
Le membre qui souhaite bénéficier d’une exemption doit contacter la commission des membres ou les instances de direction de l’association afin de leur exposer ses motifs.
La dispense est de droit et permanente dans les cas suivants :

• Personne âgée de plus de 70 ans ;
• Personne souffrant d’une maladie grave ou invalidante ;
• Personne assumant seule une charge de famille ;
• Personne ayant un enfant porteur d’un handicap.

La dispense est de droit et temporaire dans les cas suivants :

• Femme enceinte ;
• Parents d’un enfant de moins de 12 mois.

Les autres motifs de dispense sont étudiés par la commission des membres de façon
concertée.
Après validation la commission des membres fait part de sa décision au membre dans les meilleurs délais. En cas de refus, un appel au conseil d’administration est possible.
Une dispense est possible pour les personnes morales en contrepartie de publicité, animation ou tout autre service au bénéfice de l’association, après approbation du conseil d’administration.

Article 4 – Conditions de fin d’adhésion

La qualité de membre s’acquiert par l’adhésion ou la réadhésion et le règlement de la cotisation annuelle.
Toutefois, en cas de manquement du membre aux devoirs énoncés à l’article 3 du présent règlement, le membre peut faire l’objet de mesures disciplinaires pouvant aller du gel du compte à la radiation, conformément aux conditions énoncées ci-dessous.
Il est précisé que la cotisation versée à l’association est définitivement acquise, même en cas de démission, de radiation ou de décès d’un membre en cours d’année.

4.1 Mesures disciplinaires

Gel du compte

Les membres qui n’accomplissent pas leurs heures de service sans en avoir été préalablement exemptés par la commission des membres selon les modalités de l’article 3) s’exposent à une suspension temporaire de leur capacité à effectuer leurs achats en boutique (gel du compte).
Lorsque la commission des membres constate que les heures de service d’un membre ne sont régulièrement pas effectuées, elle envoie une notification écrite (courrier électronique autorisé) informant le membre du manquement et l’invitant soit à régulariser ses heures de service dans les délais indiqués, soit à prendre contact avec la commission des membres, s’il estime devoir bénéficier d’une exemption.
Dans le cas où le membre ne remédie pas à la situation dans les délais indiqués dans la notification ou ne contacte pas la commission des membres pour exposer ses motifs d’exemption, la commission des membres, après délibération, prend la décision de geler le compte du membre.
Le gel du compte du membre est une mesure temporaire, qui peut être levée si le membre accomplit à nouveau ses heures de service de façon régulière.

Radiation définitive

Comme indiqué dans les statuts de l’association, le bureau de l’association peut prononcer la radiation d’un membre en cas de manquement à ses devoirs ou aux valeurs de l’association.
Constituent notamment des motifs de radiation :
toute action de nature à porter préjudice, directement ou indirectement, aux activités et au bon fonctionnement de l’association ;
toute action de nature à nuire à sa réputation ou à son image.
En cas de radiation, un membre peut faire appel de la décision auprès du conseil d’administration qui organisera un entretien avec le membre concerné avant de confirmer ou non sa radiation.

4.2 Autres motifs de perte de la qualité de membre

Non-paiement de la cotisation annuelle

Le non-paiement de paiement de la cotisation annuelle entraîne de facto la perte de la
qualité de membre de l’association.
Toutefois, cette perte n’est pas définitive et le membre qui s’acquitte de sa cotisation annuelle acquiert à nouveau la qualité de membre jusqu’à la fin de l’année civile en cours.

Démission

Un membre qui souhaite se désister de l’association en cours d’année civile peut démissionner. Le cas échéant, il notifie sa démission par écrit (courrier électronique autorisé) aux organes de direction de l’association (bureau, conseil d’administration) ou à la commission des membres.
La cotisation n’est pas remboursable, même au prorata de l’année civile restante.

Décès

Le décès d’un membre entraîne de facto la perte de sa qualité de membre.
Toutefois, dans le cas où le membre décédé avait adhéré à l’association dans le cadre d’une adhésion foyer, l’un des membres secondaires désignés, s’il est majeur, peut, par notification écrite aux organes de direction de l’association (bureau, conseil d’administration) ou à la commission des membres, reprendre pour son compte l’adhésion en tant que membre principal pour le reste de l’année civile en cours.

Partie 2 - Fonctionnement interne de l’association

Article 5 – Les Organes de l’Association

5.1 Le bureau

Conformément aux statuts, le bureau est chargé de préparer les réunions du conseil d’administration et de gérer les affaires courantes.
Sur la base d’une stratégie proposée par le conseil d’administration et validée par l’assemblée générale, le bureau établit une feuille de route visant à mettre en œuvre la stratégie et détermine les besoins en termes de commissions (nombre et missions), ainsi que d’éventuels groupes projet.

5.2 Le bureau élargi

Afin de faciliter les prises de décisions et la circulation d’information autour de la mise en œuvre de la feuille de route de l’association, le bureau se réunit régulièrement avec :

• Les coordinateur·trices des commissions,
• Le ou la salarié·e,

Selon les besoins : un·e ou plusieurs responsables de projet
Cette instance a pour objectifs au minimum :

• La coordination globale de la feuille de route,
• De favoriser les échanges d’informations entre les commissions,
• De réduire le temps nécessaire pour obtenir une décision de la part du bureau,
• De relayer l’information (montante et descendante),
• De consulter, dès que le bureau le juge nécessaire, les coordinateur·trices de commissions pour les décisions courantes.

5.3 Les commissions

Mise en place des commissions

Les commissions sont mises en place par le bureau. Elles sont créées afin d’assurer différentes missions propres à la vie de l’association. Les travaux des commissions s’appuient sur la feuille de route, adaptée à chaque commission, après discussion entre le coordinateur concerné et le bureau.

Fonctionnement

Les commissions se réunissent autant de fois qu’elles le désirent en essayant de respecter une fréquence minimale d’une fois par mois.
Chaque commission est animée par un·e coordinateur·trice approuvé·e par le bureau.
L’ensemble des coordinateur·trices de commissions participe au bureau élargi.
Les tâches des coordinateur·trices sont décrites dans une fiche mission.
Tout membre peut, s’il le souhaite, demander à rejoindre une commission, après échange avec le ou la coordinateur·trice sur les missions de la commission, le rôle des membres et après acceptation de la fiche mission associée, sous réserve de la validation par le ou la coordinateur·trice et que la commission ne soit pas déjà pourvue en nombre suffisant de membres. En cas de désaccord, la décision revient au bureau.
Les membres du conseil d’administration ne peuvent être membres des commissions, sauf si leur mission l’exige et avec validation du conseil d’administration.
Les commissions sont libres d’interagir entre elles sur les sujets transversaux et peuvent décider autant que nécessaire de former des sous-commissions.

Article 6 – Les instances de l’association

6.1 L’assemblée générale ordinaire ou extraordinaire

Sont applicables aux assemblées générales ordinaires et extraordinaires les modalités suivantes :

Modalités pour les pouvoirs

Chaque membre reçoit un formulaire de pouvoir en même temps que la convocation à l’assemblée générale. Chaque membre absent de l’assemblée générale peut donner un pouvoir à un autre membre. Un membre ne pourra détenir plus de deux pouvoirs, en plus de sa voix.
Chaque membre doit impérativement signaler en début d’assemblée générale la
détention de son ou ses pouvoirs.

Modalités pour les votes en AG

Tous les votes se font à main levée. Si un membre demande un vote à bulletin secret, le passage à bulletin secret sera soumis au vote de l’assemblée générale à main levée.
Pour voter, un membre doit être à jour de sa cotisation annuelle. Le nombre de voix par
membre est déterminée à l’article 1.

Modalités de prises de décision en AG

Les décisions sont prises à la majorité absolue des membres présents ou représentés.

6.2 Le conseil d’administration

Le conseil d’administration est composé de 2 à 12 membres.

Rôle du CA

Le conseil d’administration est l’organe d’animation et de mise en œuvre des orientations adoptées par l’assemblée générale. Les membres du conseil d’administration délibèrent sur les questions qui concernent l’ensemble de l’association ;
ils examinent et valident les projets émanant des groupes de travail. Le conseil
d’administration examine et valide la gestion courante du bureau.
Chaque réunion de conseil d’administration fait l’objet d’un compte rendu (ou procès- verbal) consultable par tout membre de l’association.

Modalités de désignation des membres du conseil d’administration

Tout membre de l’association à jour de ses cotisations peut se présenter à l’élection du conseil d’administration.
Conditions d’élection : recueillir le vote de la majorité absolue des membres présents ou représentés. En cas de nombre de candidatures supérieur au nombre de postes à pourvoir, ceux qui ont obtenu le plus de voix sont retenus, dans la limite de 12 personnes.
Une représentation la plus équilibrée possible entre femmes et hommes sera
recherchée dans la composition de la liste des membres du conseil d’administration.

Modalités de prises de décision du conseil d’administration

Les décisions sont prises à la majorité des présents. Un membre absent peut donner pouvoir à un membre présent.
Dans le cadre de missions spécifiques (par exemple : négociation d’un bail locatif, négociation avec les producteurs), un membre du conseil d’administration peut déléguer son pouvoir à un ou plusieurs membres pour une durée déterminée. Les modalités de cette délégation sont définies dans une feuille de mission.

Article 7 – Les finances

7.1 Gestion démocratique et transparente de la trésorerie

Les comptes sont tenus par le bureau.
Les dépenses engagées dans le cadre d’un budget validé par le conseil d’administration (budget de commission, budget d’équipe projet) ne nécessitent pas une validation pour les montants inférieurs à 300 €.
Toute dépense exceptionnelle supérieure à 150 € doit être validée par le ou la
trésorier·ère (et/ou adjoint·e) ou le ou la président·e (et/ou vice-président·e).

7.2 Remboursements de frais

Toute mission occasionnant des frais devra être définie dans une feuille de mission qui déterminera au cas par cas le plafond des dépenses à engager.
En cas d’avance d’argent, le remboursement sera effectué sur présentation d’une note de frais.

Article 8 – Modification du règlement intérieur

Le règlement intérieur peut être modifié par le conseil d’administration, à la majorité. Les membres sont informés de la modification du règlement intérieur par voie d’annonce et d’affichage et, sauf mention contraire, les dispositions liées à ces modifications entrent en vigueur dès leur publication.

Article 9 – Principe de transparence

La transparence est l’un des fondements de l’association. Ainsi, tous les comptes- rendus, procès-verbaux, documents comptables et autres documents (sous réserve qu’ils soient finalisés) sont accessibles à tous les membres de l’association.
Dans le cadre du travail coopératif engagé par l’association, le partage de documents en externe est possible, néanmoins tout partage ou diffusion en externe de documents de travail internes de l’association devra être soumis à l’autorisation du bureau.